É comum encontrarmos operações logísticas com funcionários gastando horas e horas para marcar, remarcar e confirmar a chegada de veículos em suas plantas. São milhares de ligações e e-mails trocados. Quanto maior a operação maior o volume de interações esperadas. Um portal de agendamento de veículos pode se mostrar uma solução excelente para esse problema.

Já imaginou a quantidade de horas que são gastas nesse processo? Isso sem contar que muitas vezes esse processo é realizado através de planilhas de excel com várias pessoas mexendo ao mesmo tempo. Esse tipo de operação dispende um grande esforço e no final poucas pessoas tem acesso a informação e a mesma fica pouco confiável.

A tecnologia Web nos permite usar a internet para facilitar e agilizar esse processo. Hoje é possível fazer todo o processo de agendamento (inbound ou outbound) via página da internet de forma colaborativa.

Dessa forma, motoristas, terceiros, agregados, transportadoras e até mesmo clientes são capazes de marcar o horário mais adequado a sua necessidade e atendendo a capacidade de atendimento da organização.

O Portal de Agendamento de Veículos também auxilia na redução do tempo e do trabalho de conferência na chegada à planta pois vários dados podem ser preenchidos com antecedência. Dados como nome e CNH do motorista, placa, modelo e tipo do veículo são preenchidos no momento do agendamento on line e ficam disponíveis para o time de logística ganhar tempo e aumentar sua eficiência quando o veículo chega na planta (esses dados também ficam disponíveis para o checklist de chegada)

A capacidade de atendimento por hora pode ser alterada de forma que o embarcador evite gargalos e superlotação. Existem plantas aonde determinadas docas são planejadas para determinados tipos de veículos. Docas para veículos de piso baixo ou de piso alto, por exemplo. Tudo isso pode ser investigado e organizado automaticamente já na etapa de marcação.

Totens de autoatendimento podem fazer parte da solução e permitir que o motorista se anuncie quando chega na planta.

Os dados de cada veículo, a operação que o mesmo irá fazer e a doca que irá utilizar ficam disponíveis no sistema para todos os envolvidos no processo de carga e descarga.

Com todas essas funcionalidades os ganhos são vários:

• Redução da quantidade de e-mails e ligações trocadas entre embarcador e motoristas/transportadora
• Redução de horas gastas com o planejamento de chegada de veículos (redução de horas extras);
• Redução de custos de estadia
• Maior fluidez dos veículos no pátio evitando funcionários ociosos ou sobrecarregados

Para Fernando Pereira da Silva, supervisor de projetos na Yusen Logística os benefícios de um Portal de Agendamento de veículos  vão além dos já citados pois ainda geram: “maior visibilidade de toda a operação e dashboard por planta/operação, reduções de custos na cadeia logística como um todo; tomada de decisões on-time para evitar paradas de linhas e ociosidade de toda a cadeia logística envolvida.”

E então, com todos esses ganhos, o que sua empresa está esperando para implementar um Portal de Agendamento de Veículos?